Vai marcar reunião? Escolha bem a pauta!

Durante a execução de projetos é muito comum hábito de se marcar várias reuniões. O que eu tenho acompanhado durante anos na profissão de desenvolvedor de software e web é que a grande maioria destas reuniões poderiam ser evitadas.

E o pior. Quando a reunião é indispensável, geralmente as decisões – quando se chega a alguma – não são colocadas em prática.

O tempo é muito curto. Em grandes cidades uma reunião demanda muito tempo em deslocamento. Tempo este que muitas vezes é maior que a duração do encontro. A tecnologia nos possibilita uma grande flexibilidade na comunicação. Telefone, e-mail e programas de mensagem instantânea como Skype, Gtalk e MSN podem e devem ser usados para diminuir distâncias.

Aqui na empresa, o meio mais eficiente para se resolver problemas e se tomar decisões é o e-mail. Usando esta ferramenta, as partes tendem a ser mais diretas – é muito mais difícil digitar do que falar – e vão diretamente ao ponto. O resultado disto é uma grande economia de tempo.

A pauta

Marcou uma reunião? Não tem como decidir de maneira remota? Prepare uma pauta. Coloque num e-mail todos os pontos que serão discutidos no encontro e envie para os envolvidos com antecedência. Inclusive defina os responsáveis por cada tópico. No momento da reunião, tenha estas informações sempre ao alcance. Seja em impresso, notebook [bb] ou no smartphone [bb] .

Faça anotações, e sempre busque a resolução de cada questão.

Após a reunião, faça um resumo

Para evitar que as discussões se percam, faça sempre um resumo do que foi tratado. Novamente envie para os envolvidos e mantenha este resumo ao alcance para acompanhamento.

Estas práticas são muito simples. Mas seu poder de aumentar a produtividade é enorme!