E o pior. Quando a reunião é indispensável, geralmente as decisões – quando se chega a alguma – não são colocadas em prática.

O tempo é muito curto. Em grandes cidades uma reunião demanda muito tempo em deslocamento. Tempo este que muitas vezes é maior que a duração do encontro. A tecnologia nos possibilita uma grande flexibilidade na comunicação. Telefone, e-mail e programas de mensagem instantânea como Skype, Gtalk e MSN podem e devem ser usados para diminuir distâncias.

Aqui na empresa, o meio mais eficiente para se resolver problemas e se tomar decisões é o e-mail. Usando esta ferramenta, as partes tendem a ser mais diretas – é muito mais difícil digitar do que falar – e vão diretamente ao ponto. O resultado disto é uma grande economia de tempo.

A pauta

Marcou uma reunião? Não tem como decidir de maneira remota? Prepare uma pauta. Coloque num e-mail todos os pontos que serão discutidos no encontro e envie para os envolvidos com antecedência. Inclusive defina os responsáveis por cada tópico. No momento da reunião, tenha estas informações sempre ao alcance. Seja em impresso, notebook ou no smartphone.

Faça anotações, e sempre busque a resolução de cada questão.

Após a reunião, faça um resumo

Para evitar que as discussões se percam, faça sempre um resumo do que foi tratado. Novamente envie para os envolvidos e mantenha este resumo ao alcance para acompanhamento.

Estas práticas são muito simples. Mas seu poder de aumentar a produtividade é enorme!

Já que chegou até aqui, que tal ler isto?

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